Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 15 augustus 2026

EV Asset Care vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken via evassetcare.nl, het klantenportaal op app.evassetcare.nl en bij onze dienstverlening, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

EV Asset Care is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

Contact voor privacyvragen
EV Asset Care
E-mail: info@evassetcare.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met EV Asset Care kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • naam, functie en organisatie;
  • e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;
  • informatie die u invult in een contact-, advies- of aanmeldformulier;
  • offerte-, opdracht-, factuur- en betaalgegevens;
  • gegevens over laadlocaties, laadassets, storingen, inspecties en onderhoud;
  • werkorders, onderhoudsnotities en foto’s die onderdeel zijn van een servicedossier;
  • portalgegevens, zoals gebruikersnaam, accountrol, inlogmomenten en handelingen binnen het dossier;
  • technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaat- en beveiligingsloggegevens;
  • sollicitatiegegevens wanneer u belangstelling toont om als monteur voor ons te werken;
  • overige gegevens die u zelf aan ons verstrekt.

Operationele assetgegevens zijn niet altijd persoonsgegevens. Deze verklaring geldt wanneer zulke gegevens direct of indirect naar een persoon te herleiden zijn.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het beantwoorden van vragen en adviesaanvragen;
  • het opstellen van offertes en het uitvoeren van overeenkomsten;
  • het plannen, uitvoeren en aantoonbaar vastleggen van inspectie en onderhoud;
  • het beheren van klantaccounts, werkorders en assetdossiers in het EV Care Portal;
  • klantenservice, communicatie en opvolging;
  • administratie, facturatie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • beveiliging, fraudepreventie en het voorkomen van misbruik;
  • het behandelen van sollicitaties en monteursaanmeldingen;
  • het verbeteren van onze website, het portaal en onze dienstverlening.

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat:

  • Overeenkomst: de verwerking is nodig om een overeenkomst uit te voeren of om op uw verzoek stappen te zetten vóór het sluiten daarvan.
  • Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze fiscale administratie.
  • Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, dossierbeheer, zakelijke communicatie en verbetering van onze dienstverlening. Wij wegen dit belang steeds af tegen uw privacybelang.
  • Toestemming: wanneer toestemming nodig is, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies of het langer bewaren van sollicitatiegegevens. U kunt toestemming altijd intrekken.

5. Het EV Care Portal

Het portaal is bedoeld voor bevoegde gebruikers van klanten en uitvoerende partijen. Binnen het portaal worden accountgegevens, werkorders, assetinformatie, onderhoudsbevindingen, bewijsfoto’s en dossierhandelingen vastgelegd. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de overeengekomen dienstverlening te leveren, toegang te beveiligen en onderhoud aantoonbaar te maken. Deel uw inloggegevens niet met anderen.

6. Delen met andere partijen

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is met:

  • hosting-, software-, beveiligings- en andere IT-dienstverleners;
  • uitvoerende partners of monteurs voor zover dit nodig is voor een opdracht;
  • administratieve of professionele dienstverleners;
  • overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken;
  • andere partijen wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken over beveiliging, geheimhouding en zorgvuldig gebruik.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Als een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en waar nodig aanvullende waarborgen.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij hanteren wij in beginsel de volgende termijnen:

  • vragen en adviesaanvragen: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij daaruit een klantrelatie ontstaat;
  • financiële en fiscale administratie: gedurende de wettelijke bewaartermijn, doorgaans 7 jaar;
  • klant-, asset- en onderhoudsdossiers: gedurende de overeenkomst en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor service, verantwoording, garantie of mogelijke aanspraken;
  • portalaccounts: zolang toegang voor de dienstverlening nodig is; daarna wordt de toegang beëindigd en worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een bewaarplicht geldt;
  • technische en beveiligingslogs: in beginsel maximaal 12 maanden, of langer wanneer dat nodig is voor onderzoek naar een beveiligingsincident;
  • sollicitatiegegevens: uiterlijk 4 weken na afronding van de procedure, of maximaal 1 jaar wanneer u toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren.

9. Cookies

Wij gebruiken noodzakelijke cookies om de website en het portaal veilig en goed te laten functioneren. Eventuele aanvullende diensten worden pas geladen nadat daarvoor toestemming is gegeven. Meer informatie en actuele details vindt u in ons cookiebeleid.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of misbruik. Denk aan beveiligde verbindingen, toegangsbeheer, beperkte gebruikersrechten, logging, back-ups en onderhoud van systemen. Alleen personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang.

11. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van uw situatie, het recht om:

  • inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
  • onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
  • gegevens te laten verwijderen;
  • de verwerking te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
  • gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
  • eerder gegeven toestemming in te trekken.

Stuur uw verzoek naar info@evassetcare.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee wij uw identiteit kunnen vaststellen. Wij reageren in beginsel binnen één maand.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

EV Asset Care neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.

13. Klacht indienen

Heeft u een klacht? Neem dan eerst contact met ons op via info@evassetcare.nl, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat redelijkerwijs mogelijk is.